Förbered dig rätt och få ett framgångsrikt 2017!



Den här tiden på året är speciell för många marknadsavdelningar. Budgetåret 2016 går mot sitt slut och det är dags att börja planera för 2017. Det är en intensiv period där man ska planera framtiden och samtidigt stänga nuvarande projekt, lämna in projektrapporter, starta upp nya projekt, se till att leverantörer fakturerar inför bokslut etc. Oavsett om du ska planera för Q1 eller hela 2017 vill du såklart göra den här perioden så smärtfri som möjlig! Start-ups och mindre företag hanterar oftast sin planeringsprocess genom att använda sig av ett eller flera Excel-ark medan mellan och stora företag förr eller senare vänder sig till ett teknikstöd för att bättre hantera och få kontroll över sin marknadsplanering och budgetering. Kanske har din arbetsplats redan ett system eller planer på att skaffa ett? En sak är säker, alla leverantörer kommer att säga att just deras system kan hjälpa just dig på bästa sätt. Leverantörerna kan erbjuda antingen ett Marketing Resources Management system, projekthanteringsverktyg, planeringsmodulen i ett Marketing Automation system eller kampanjhanteringsverktyg. Oavsett om du använder Excel eller ett system för din planering och budgetering så finns det en del områden du bör se över innan du sätter igång med planeringen för 2017: - Hitta en aktivitetsstruktur som passar er
 Börja med att se över hur projekt och kampanjer kan grupperas. Använd nuvarande program- eller aktivitetsstruktur till att börja med, men håll ett öppet sinne.
Har du redan en struktur på plats? Våga utmana din nuvarande struktur, speglar den verkligen hur dina team är organiserade och arbetar? - Hitta en aktivitetshierarki att använda i varje plan
 Fråga dina kollegor hur de gör när dem planerar sina projekt/kampanjer, planerar dem en nivå eller bryter dem ner sina projekt/kampanjer i flera nivåer, hur många nivåer? Finns det behov av att knyta budget till varje nivå av ett projekt eller kampanj? Lyssna till kollegorna och anpassa planeringen till deras behov men kom ihåg att du kan omöjligt tillgodose allas önskemål. • Om du någon gång i framtiden önskar att integrera med ditt företags ekonomisystem för att kunna följa kostnader per projekt/kampanj. Boka ett möte med en business controller och en IT-projektledare för att diskutera hur din hierarki skulle fungera med hur finansiell data förändras över tid samt hur den lagras hos IT. - Förbered för kvalitativ uppföljning och rapportering
 Fråga kampanj-och projektägarna vilken data som de vill knyta till varje del av sin planering. Ta in deras synpunkter och synka med managements krav på rapportering. Dessa actions är ett utmärkt första steg för att få reda på vilken data som behöver knytas till varje nivå av planeringen samt vilket innehåll rapporterna behöver ha. - Dags att torrsimma
 Testa, justera, få godkännande, upprepa. Involvera kollegor från olika team och låt dem planera en kampanj eller projekt och generera rapporter. Lyssna på deras feedback och justera men kom ihåg än en gång, du kan omöjligt tillgodose allas önskemål. Under tiden som budgetåret 2016 går mot sitt slut har sommar OS i Rio precis avslutats, och ett vanligt uttryck i sportens värld är ”att misslyckas med förberedelserna är att förbereda ett misslyckande”. Hur kampanjer och projekt ska planeras kräver också förberedelser. Att göra likadant som förra gången kommer inte att ge ett bättre resultat. Utvärdera, förbättra, förbered och se till att nästa planering blir bättre än den förra, kontinuerlig förbättring kommer att göra dig till mästare på planering, ge dig kontroll över din budget och förbereda dig för ett framgångsrikt 2017.   Robert Hellerstedt Marketing Consultant på Recoordinate Recoordinate hjälper marknads och kommunikationsavdelningar att förbättra sin interna effektivitet och få ut mer av sina investeringar genom att utveckla och förbättra interna processer. Läs mer på vår hemsida www.recoordinate.com eller kontakta oss på info@recoordinate.com