Ta kontroll över dina digitala tillgångar



Att ha sina digitala tillgångar utspridda i en rad olika behållare är ett problem som många möter dagligen. Någon gång längs vägen har det säkert gjorts en eller två försök att installera en DAM-lösning (Digital Assets Management-lösning), men efter bara några år är man ofta tillbaka i en situation där delar av tillgångarna sparas på olika lokala diskar samt på olika platser i verksamheten. Återigen står man inför det klassiska problemet med versionshantering: hur vet man om det är den senaste versionen man använde när man fått en version mailad till sig, hittar en i den centrala DAM-lösningen och ser en tredje på en lokal disk ute i en region. Det kan vara svårt att veta vart man ska börja när man vill skapa en struktur som fungerar, men ofta finns det inte EN lösning eller en process för hantering av verksamhetens digitala tillgångar, utan det behövs en flexibel lösning som kan stödja olika processer för olika kategorier av digitala tillgångar.   Nedan följer tips på vad du bör börja med: Ta fram en DAM-strategi - Ställ dig frågor som: Hur arbetar vi idag? Hur vill vi arbeta idag? Hur vill vi arbeta med våra digitala tillgångar om 3 respektive 5 år? Digitaliseringen går i rasande fart och den senaste tekniken blir snabbt föråldrad, därför är det en god idé att satsa på en flexibel lösning och flexibla processer. När du svarat på frågorna ovan bör du dela upp samtliga tillgångar i en lämplig mängd kategorier såsom: bilder, filmer, brief-mallar etc, för att därefter kartlägga olika arbetsflöden och livscykler till respektive kategori. Om två kategorier skulle visa sig ha samma flöde så ska de förmodligen slås samman. När denna övning är klar är målet att du ska ha en flödeskarta (swimlane diagram) för varje kategori. Dessa flödeskartor kan sedan brytas ned till ”user stories” som sedan kan ligga till grund för kommande kravspecifikation. Strukturera dina krav - Kravspecifikationen kan snabbt bli till ett virrvarr av blandade krav. En rekommendation är därför att dela upp kraven i olika grupper. Börja med att göra en uppdelning mellan funktionella och icke funktionella krav. - Funktionella krav svarar på frågan: Vad? Vad ska systemet göra? T.ex. uppladdning och taggning ska kunna göras i samma gränssnitt och vid uppladdning. - Icke funktionella krav svarar på frågan: Hur? Hur ska systemet göra det? T.ex. om vi ser till ovan funktionella krav så skulle ett icke funktionellt krav för samma funktion kunna vara: uppladdningshastigheten får inte underskrida 256Kb/s baserad på minimum 2Mbit/s. Sedan kan kraven brytas ned i mindre undergrupper, t ex säkerhet, integration, arkitektur etc. Ta fram en metadatastruktur - Nästa utmaning är att se över sökkriterier och taggningsstrukturerna. Även här kommer man att ha nytta av de ”user stories” som man har skapat, eftersom de kommer att visa i vilka olika sammanhang som den specifika kategorin kommer att vara aktuell. Även om man har en smart sökfunktion i sin DAM-lösning så behöver man ändå skapa relationerna mellan olika sökkriterier. En bra början kan vara att dra ut rapporter på vad som verksamheten söker på och jämföra det med taggningsindex. För att framtidssäkra sina digitala tillgångar bör man satsa på att ha en dynamisk struktur så att taggning enkelt kan uppdateras på flera assets samtidigt, t ex om ett specifikt sökord ersatts med ett nytt. Processer Post GO-Live - Hur ska man undvika att komma tillbaka till där man började? Verksamheten består ju av människor och syftet med processer och system är att de ska stötta verksamheten och inte tvärtom. Ett tydligt tecken på att det börjar bli så att människorna måste stötta systemet är just att avsteg börjar göras från de definierade arbetsprocesserna. Detta är fullt naturligt eftersom organisationer är i en ständig utveckling. Det viktigaste är då att man har skapat en lösning och processer som är tillräckligt dynamiska så att man kan möta de nya förutsättningarna i verksamheten. Detta är några av flera olika punkter som man kan börja med att se över. Recoordinate har Subject Matter Experts och konsulter inom DAM som kan hjälpa dig till bättre effektivitet genom förbättrade processer och genom införande av system som möter dagens och morgondagens behov.   Martin Steiner Senior Marketing Consultant på Recoordinate